Chứng nhận ISO 9001 là cơ sở giúp các doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tối ưu trải nghiệm của khách hàng. Nếu bạn muốn sở hữu chứng nhận này, hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp bạn cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu được ISO đưa ra. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thông tin liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9001 giúp bạn hiểu rõ lợi ích bạn nhận được và nâng cao phương pháp sản xuất hiệu quả hơn.
Chứng nhận ISO 9001 được tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization) ban hành vào năm 1987 nhằm quản lý chất lượng hệ thống hiệu quả, minh bạch trong từng khâu sản xuất sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. Tiêu chuẩn ISO 9001 hiện được áp dụng cho tất cả các công ty, doanh nghiệp kinh doanh ở mọi lĩnh vực ngành nghề khác nhau. Trong đó, phiên bản ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất, được đánh giá có sự cải tiến vượt bậc so với phiên bản đầu tiên.
Cụ thể, đây là tiêu chuẩn quốc tế thiết lập các yêu cầu, điều kiện cho một hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, từ đó giúp doanh nghiệp và tổ chức của bạn hoạt động hiệu quả hơn, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng khi trải nghiệm sản phẩm. Về phía người dùng, những sản phẩm được sản xuất bởi doanh nghiệp được chứng nhận ISO 9001 sẽ đảm bảo về chất lượng và độ an toàn cũng như khiến họ tin tưởng vào thương hiệu của bạn hơn.
Tham khảo ngay: OEM khăn ướt, khăn lạnh & Địa chỉ nhà máy sản xuất uy tín
Giấy chứng nhận ISO là tiêu chuẩn quốc tế, có phạm vi áp dụng rộng rãi. Vì vậy, các sản phẩm và dịch vụ đạt chứng nhận này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn người tiêu dùng.
1- Đối với doanh nghiệp:
Cải tiến chất lượng sản phẩm giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng: ISO 9001 là tiêu chuẩn dựa trên các quy tắc quản lý chất lượng đạt chuẩn quốc tế, và được ứng dụng bởi hàng triệu tổ chức trên toàn thế giới nên độ uy tín và công nhận là rất lớn. Khi doanh nghiệp áp dụng theo tiêu chuẩn này, quy trình sản xuất được vận hành một cách đồng bộ, nhất quán và kiểm soát nghiêm ngặt, chặt chẽ toàn bộ các khâu chất lượng sản phẩm đầu ra được đảm bảo ở mức tốt nhất. Từ đó, khách hàng có cơ sở đánh giá mức độ an toàn và yên tâm khi sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp bạn, tin tưởng vào những gì bạn đang thực hiện.
Gia tăng doanh thu, lợi nhuận: Chứng nhận ISO tạo điều kiện cho doanh nghiệp nhận được sự tin tưởng của đối tác bởi đây là minh chứng cho hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả cũng như thể hiện độ uy tín của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể cải tiến và tối ưu các quy trình vận hành, sản xuất theo yêu cầu của ISO 9001 để đạt hiệu quả cao. Từ đó rút ngắn thời gian và các chi phí giúp gia tăng doanh thu, lợi nhuận.
Tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp: Sự uy tín và chất lượng đáng tin cậy của chứng nhận ISO là cơ sở giúp các doanh nghiệp tạo được thiện cảm và mối quan hệ gắn kết với các nhà cung cấp bền vững trong thời gian dài.
Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: việc áp dụng quy trình ISO 9001 giúp tất cả nhân viên trong doanh nghiệp nỗ lực làm việc và cải thiện hiệu quả công việc nhằm đáp ứng mục tiêu đề ra. Đồng thời, các quy trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự được xây dựng rõ ràng và có hệ thống theo các yêu cầu trong chứng nhận ISO 9001 giúp đánh giá đúng năng lực của từng nhân sự. Người lao động hiểu rõ được tầm quan trọng của công việc mình đang làm, đặc biệt là vai trò của họ trong sự phát triển chung của tổ chức và doanh nghiệp. Kết quả, các nhân viên có trách nhiệm cao, không đùn đẩy công việc cho nhau. Ngoài ra, việc ban hành các quy định hướng dẫn công việc giúp tất cả nhân viên đọc và tuân thủ, đặc biệt là đối với công việc phức tạp, có sự liên kết mật thiết giữa các phòng ban với nhau. Khi đó, công việc có tính chuẩn hóa cao và giảm thiểu tối đa sai sót trong suốt quá trình làm việc.
2- Đối với người tiêu dùng: Nếu người tiêu dùng chọn mua các sản phẩm được sản xuất bởi doanh nghiệp có hệ thống quản lý chất lượng đạt chứng nhận ISO 9001, họ sẽ yên tâm hơn khi sử dụng bởi chất lượng và độ an toàn của sản phẩm đã được kiểm chứng bởi Tổ chức uy tín trên thế giới. Từ đó giúp họ bảo vệ sức khỏe và nâng cao chất lượng cuộc sống.
Xem thêm: Gia công khăn giấy ướt, khăn lạnh chất lượng và tối ưu chi phí
Theo thông tin cập nhật về tiêu chuẩn mới nhất của chứng nhận ISO 9001:2015, doanh nghiệp bạn cần phải đáp ứng đầy đủ 3 yếu tố như sau:
Điều kiện 1: Doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 vào quy trình quản lý của mình.
Để đạt chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần tuân thủ và thực hiện 7 yêu cầu chính dưới đây để đạt được sự cải tiến trong hệ thống quản lý chất lượng:
1- Bối cảnh của tổ chức:
Khoản 4 của chứng nhận ISO 9001:2015 đề cập đến việc doanh nghiệp cần hiểu và xác định rõ bối cảnh của tổ chức. Từ đó đề ra mục đích và định hướng chiến lược của doanh nghiệp về chất lượng. Nội dung này bao gồm:
2- Sự lãnh đạo:
Tiêu chuẩn ISO 9001 công nhận rằng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả phụ thuộc vào cam kết của ban quản lý cấp cao trong tổ chức của bạn. Do đó, thông qua điều khoản 5, đội ngũ lãnh đạo của bạn sẽ chịu trách nhiệm:
3- Hoạch định:
Hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả cần hoạt động dựa trên tư duy rủi ro, đưa ra các biện pháp để giải quyết cả rủi ro và cơ hội. Do đó, là một phần của điều khoản 6, doanh nghiệp bạn cần:
4- Hỗ trợ:
Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu tổ chức của bạn phải cung cấp đủ nguồn lực cần thiết để thiết lập, thực hiện duy trì, cải thiện liên tục hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Điều này bao gồm cung cấp và hỗ trợ tài nguyên nhằm xây dựng:
Cơ sở hạ tầng mạnh mẽ: Nghĩa là tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng thiết yếu cho việc vận hành các quá trình của tổ chức để đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Cơ sở hạ tầng ở đây có thể là:
Môi trường làm việc hiệu quả: Tổ chức phải thiết lập và duy trì môi trường cần thiết cho việc vận hành các quá trình. Môi trường thích hợp có thể là sự kết hợp giữa con người và vật chất như:
Quản lý nhân sự hiệu quả: Tổ chức phải xác định và cung cấp nhân lực cần
thiết để việc thực hiện có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức và cho hoạt động và kiểm soát các quá trình của hệ thống.
5- Vận hành:
Điều khoản 8 của ISO 9001:2015 đã mô tả công việc mà công ty của bạn phải thực hiện nhằm phát triển và cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng của mình bao gồm:
6- Đánh giá kết quả hoạt động:
Khoản 9 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức của bạn đo lường và phân tích các quy trình, ghi lại kết quả để:
7- Cải tiến:
Điều khoản cuối cùng trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải tiến liên tục trong doanh nghiệp. Các biện pháp nên được đưa ra để:
Tìm hiểu ngay: ODM khăn ướt | Đơn vị gia công ODM khăn lạnh chất lượng hàng đầu Việt Nam
Điều kiện 2: Doanh nghiệp đã tiến hành đăng ký chứng nhận.
Sau khi đã xây dựng và áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng tốt, đáp ứng các yêu cầu của chứng nhận và có đầy đủ các bằng chứng thể hiện sự phù hợp, doanh nghiệp bạn tiến hành trao đổi với tổ chức cấp chứng nhận về việc đăng ký kiểm định. Đây là bước quan trọng quyết định doanh nghiệp có được cấp chứng nhận ISO 9001 không.
Điều kiện 3: Duy trì vận hành hệ thống và hiệu lực của chứng nhận
Sau khi được cấp giấy chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp vẫn cần phải duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn. Nếu không có thể dẫn đến các hoạt động trì trệ, giảm hiệu quả.
Thêm nữa, sau 12 tháng sẽ tiến hành giám sát đánh giá lại, doanh nghiệp không tuân thủ các quy tắc sẽ không đạt yêu cầu và hiệu lực của chứng nhận sẽ tự động được hủy bỏ. Do đó, doanh nghiệp phải thường xuyên cải tiến và nâng cao chất lượng hệ thống theo các tiêu chuẩn đề ra.
Khám phá ngay: Tinh dầu hoa cúc vạn thọ | Công dụng, lưu ý sử dụng & ứng dụng trong sản xuất
Một doanh nghiệp khi đăng ký chứng nhận ISO 9001 cần chuẩn bị đầy đủ các tiêu chí:
Đảm bảo về thời gian: Lịch đánh giá chứng nhận sẽ được thông báo đến doanh nghiệp, vì vậy, bạn cần sắp xếp các công việc để đảm bảo đúng tiến độ theo lịch dự kiến.
Nguồn nhân lực: Đội ngũ nhân sự của công ty sẽ là đối tượng tham gia quá trình đánh giá chứng nhận. Vì vậy, doanh nghiệp cần thông báo đến nhân viên về thời gian của buổi đánh giá, phạm vi đánh giá cũng như vai trò của họ trong cuộc đánh giá.
Hồ sơ và tài liệu: Đây là giấy tờ quan trọng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước ngày đánh giá. Bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài liệu theo như yêu cầu của tổ chức đánh giá và cung cấp các minh chứng rõ ràng, minh bạch thể hiện doanh nghiệp bạn đang áp dụng và thực hiện tốt các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng.
Cơ sở vật chất: Điều kiện cơ sở vật chất, nhà máy cũng sẽ được đưa vào tiêu chí đánh giá. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ tất cả các trang thiết bị máy móc, khu sản xuất, khu trử trùng, vệ sinh,… nhằm đảm bảo các điều kiện tốt nhất cho ngày đánh giá chứng nhận.
Đừng bỏ lỡ: Công nghệ lọc nước RO | Ưu, nhược điểm & cơ chế hoạt động
Doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng của đơn vị mình theo chuẩn ISO 9001 cần phải tìm hiểu thông tin chính xác về quy trình cấp giấy chứng nhận như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp ra quyết định thực hiện theo tiêu chuẩn chứng nhận 9001.
Sau khi ban hành quyết định xây dựng lại hệ thống quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo quy định của tiêu chuẩn ISO 9001.
Bước 2: Chọn đại diện là thành viên am hiểu về tiêu chuẩn ISO 9001.
Trong suốt quy trình quản lý chất lượng cần ít nhất một thành viên chịu trách nhiệm chính. Bởi vậy doanh nghiệp cần cử ra người đại diện để đảm bảo chất lượng với điều kiện am hiểu kiến thức về chứng nhận ISO 9001. Hàng tháng lãnh đạo chất lượng sẽ tiến hành thực hiện các buổi đánh giá nội bộ về ISO 9001.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch theo đúng quy định.
Sau khi theo sát các yêu cầu và điều khoản của hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp cần kiểm tra xem đơn vị có thể áp dụng được những yêu cầu nào, có thể thay đổi, cải tiến được các điều khoản đó không?
Bước 4: Thông báo tới nội bộ về áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001.
Toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp và tổ chức của bạn cần được thông báo về kế hoạch áp dụng tiêu chuẩn này. Doanh nghiệp cần phải giải thích rõ ràng và dễ hiểu nhất để mọi người nắm được từng bước sẽ triển khai và thực hiện như thế nào đạt hiệu quả tốt nhất.
Bước 5: Soạn tài liệu ISO 9001 cho doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp đều phải bỏ ra nhiều thời gian để soạn thảo bộ tài liệu riêng cho doanh nghiệp mình. Tài liệu được viết dựa trên các mẫu có sẵn do tổ chức chứng nhận cấp nên bạn cần tính toán chính xác và phù hợp theo đúng chuẩn thực tế.
Bước 6: Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 theo đúng thực tế.
Sau khi triển khai nội dung tài liệu bạn cần phải thông báo tới các phòng ban để tiến hành thực hiện. Bên cạnh đó, trong quá trình triển khai cần có thêm bảng chi tiết hướng dẫn công việc khi có vấn đề phát sinh.
Xem ngay: Khăn giấy ướt bỏ túi tiện lợi, nhỏ gọn ai cũng nên sở hữu
Bước 7: Đánh giá chất lượng công việc sau khi đã tiến hành áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001.
Người đánh giá chất lượng công việc là cán bộ được cử phụ trách chính và sẽ thực hiện đánh giá nội bộ mỗi tháng đảm bảo từng phòng ban đang bám sát quy trình sau khi áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001.
Bước 8: Tiến hành đăng ký ISO 9001.
Sau khi kết thúc đánh giá nội bộ, doanh nghiệp tiến hành đăng ký đánh giá. Khi đó, ISO sẽ uỷ quyền cho tổ chức là đơn vị thành viên có đủ năng lực và thẩm quyền để đánh giá hệ thống quản lý. Nếu doanh nghiệp của bạn đáp ứng đủ các điều kiện, điều khoản mà ISO đưa ra cho từng hạng mục tương ứng, bạn sẽ được cấp chứng nhận. Trường hợp doanh nghiệp chưa đủ điều kiện bạn cần tiếp tục điều chỉnh, thay đổi.
Bước 9: Nhận chứng nhận ISO.
Đơn vị được uỷ quyền kiểm tra sẽ cấp chứng nhận ISO cho doanh nghiệp trong trường hợp đạt yêu cầu.
Bước 10: Duy trì chứng nhận ISO cho doanh nghiệp.
Sau khi được cấp chứng nhận, doanh nghiệp còn cần duy trì thực hiện quy trình quản lý chất lượng đạt chuẩn ISO để có thể đạt được nhiều lợi ích như: giúp nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp, tạo niềm tin cho đối tác.
Thông thường, mỗi chứng nhận đều có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định. Đối với giấy chứng nhận ISO 9001, thời hạn hiệu lực này sẽ kéo dài trong vòng 3 năm. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng liên quan đến việc cấp chứng nhận ISO:
Lưu ý: trong trường hợp doanh nghiệp không áp dụng, hoặc không duy trì vận hành hệ thống theo tiêu chuẩn ISO, dẫn đến tình trạng trì trệ, thiếu hiệu quả, chứng nhận sẽ không còn giá trị và bị thu hồi.
Với mỗi doanh nghiệp khác nhau, chi phí để được cấp chứng nhận ISO 9001 cũng khác nhau. Trong đó, chi phí đầu tư ban đầu sẽ là chi phí để được cấp chứng nhận, dao động trong khoảng từ vài nghìn đô la cho đến chục ngàn đô la, tùy thuộc vào quy mô của tổ chức. Ngoài ra sẽ có các chi phí liên quan đến việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng (QMS), bao gồm đào tạo và tài liệu. Cuối cùng, có thể có chi phí để duy trì chứng nhận, chẳng hạn như phí kiểm toán và các chi phí liên quan khác.
Từ những yếu tố trên, tổng chi phí cho ISO 9001 sẽ khác nhau. Với doanh nghiệp nhỏ có hệ thống QMS đơn giản, mức phí này tối thiểu là 5000 đô la, trong khi với các tập đoàn lớn, mức phí này có thể lên đến hàng triệu đô la. Do đó, doanh nghiệp cần hoạch định chiến lược rõ ràng và đảm bảo mức kinh phí dự trù phù hợp.
Là một trong những công ty tiên phong trong lĩnh vực khăn ướt, DHTI đã không ngừng nỗ lực và cải tiến quy trình chất lượng nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế và vinh dự được cấp chứng nhận ISO 9001:2015. DHTI nhận thức rõ tất cả những gì chúng tôi tạo ra đều hướng đến mục tiêu là đem sản phẩm tốt nhất tới tay người tiêu dùng. Điều này được thể hiện qua từng công đoạn mà DHTI đã và đang triển khai trong hệ thống sản xuất, cụ thể:
DHTI đã đầu tư xây dựng nhà máy có quy mô diện tích lên tới 3000m2, với công suất lớn nhằm đảm bảo môi trường lý tưởng cho các hoạt động sản xuất và vận hành. Hệ thống trang thiết bị, máy móc hiện đại, với 6 dây chuyền sản xuất tự động 100% từ khâu cắt vải, tẩm hoạt chất, đóng gói, dập nắp và cuối cùng là khâu hoàn thiện sản phẩm. Dây chuyền tự động giúp DHTI có khả năng sản xuất nhanh hơn, với số lượng lớn và chính xác trong cùng một khoảng thời gian so với sản xuất bán tự động hay truyền thống. Cụ thể, công suất máy hiện tại của máy đạt mức 280 chiếc/phút. Hàng ngày, nhà máy sẽ nhận sản xuất theo lệnh: trong 8h sẽ sản xuất được số lượng 112000 chiếc và trong 12h là 165700 chiếc khăn. Như vậy, nhà máy sản xuất của chúng tôi có khả năng tạo ra số lượng lớn sản phẩm trong 1 khoảng thời gian ngắn, nhằm cung cấp tới tay người tiêu dùng.
Xem thêm: Khăn ướt kháng khuẩn an toàn và được yêu thích hiện nay
Chúng tôi đã chủ động nghiên cứu và cải tiến quy trình kiểm soát chất lượng hoàn chỉnh, phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Quy trình này được đảm bảo chặt chẽ xuyên suốt từ khâu lựa chọn nhà cung cấp (NCC) cho tới khi sản phẩm đến tay khách hàng. Đây là quá trình khó khăn, đòi hỏi sự tỉ mỉ, công phu, tính nhất quán và sự kiểm soát chặt chẽ.
Nhà máy của chúng tôi hoạt động khép kín, tự động 100% trong môi trường sản xuất vô trùng. Đây là môi trường lý tưởng, ở đó không còn tồn tại bất cứ vi khuẩn, virus, mầm bệnh có khả năng làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Trước mỗi ca sản xuất, đội ngũ công nhân được mặc đồ bảo hộ, khử trùng và kiểm tra cẩn thận nhằm đảm bảo vệ sinh tốt nhất. Chưa kể, đầu và cuối mỗi ca, công nhân vệ sinh sẽ tiến hành khử trùng từng khu vực sản xuất bằng cồn công nghiệp. Các thiết bị, máy móc cũng thường xuyên được vệ sinh tỉ mỉ, cẩn thận đến từng chi tiết. Sau đó, nhân viên giám sát sẽ đo đạc lại và ghi kết quả vệ sinh của từng máy.
Trong từng công đoạn sản xuất, chúng tôi đều có quản lý viên kiểm tra và đo lường kết quả sản phẩm: từ nguyên liệu, thành phần sử dụng trong khăn ướt, kích thước bao bì, cách đóng gói,…. Khi sản phẩm được hoàn thiện bởi dây chuyền tự động, bộ phận quản trị chất lượng tiến hành kiểm duyệt chất lượng sản phẩm. Nhân viên sẽ kiểm tra hình dạng bao bì, cân lại khối lượng và đo lại kích thước sản phẩm. Ở đây, các sản phẩm đầu ra đều phải đảm bảo đúng theo thông số mẫu, trong trường hợp có sai khác, sản phẩm sẽ được loại bỏ mà không được phép vận chuyển đến đối tác. Ngoài ra, với mỗi lô sản xuất hoàn thành, chúng tôi sẽ lấy ngẫu nhiên 1 số mẫu kiểm định và lưu trữ trong phòng thí nghiệm. Nếu phát hiện sai sót, DHTI sẽ lập tức thu hồi toàn bộ lô sản xuất đó nhằm đảm bảo sản phẩm tới tay khách hàng phải là sản phẩm chất lượng tốt nhất.
Nhờ những nỗ lực trong việc tuân thủ và áp dụng các yêu cầu của chứng nhận ISO 9001, DHTI đã vinh dự nhận được giấy chứng nhận ISO 9001:2015 – chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng cho lĩnh vực sản xuất, kinh doanh các sản phẩm khăn khô, khăn ướt và các sản phẩm hóa mỹ phẩm, chế phẩm diệt khuẩn.
Chứng nhận ISO 9001 là một tiêu chuẩn quan trọng và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Việc đạt được giấy chứng nhận sẽ giúp doanh nghiệp khẳng định chất lượng sản phẩm, tạo lòng tin tốt với khách hàng và đối tác.
Công ty cổ phần thương mại và đầu tư Đông Hiệp: